Direkt am Rheinufer sollen das Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen und das sogenannte Landesforum, ein Veranstaltungsort für 200 bis 400 Menschen, eine Heimat finden. Außerdem werden in direkter Nachbarschaft zum Mannesmann-Hochhaus, dem Sitz des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (MWIDE), dringend benötigte Zusatzflächen für dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschaffen.

Damit die verschiedenen Interessen der zukünftigen Nutzer und deren Anforderungen an die Räume Berücksichtigung finden, klopfen die Fachleute des BLB NRW gemeinsam mit den Beteiligten schon im Vorfeld alle Eventualitäten und Optionen ab.

Eine echte Verbesserung für den Landesbau

Das Abklopfen geschieht im Rahmen der sogenannten Bedarfsplanung. Dabei wird erarbeitet, welche Eigenschaften ein Gebäude, das der BLB NRW bereitstellen soll, vorweisen muss. Sie ist eine Aufgabe der Kunden, denn die Verantwortlichen des MWIDE, der Stiftung Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen oder der Staatskanzlei kennen ihre Arbeitsabläufe und Bedürfnisse am besten.

Dass der BLB NRW ebenfalls zu diesem frühen Zeitpunkt tätig wird, ist das Ergebnis einer neuen Beratungsleistung, die sich „moderiertes Nutzersoll“ nennt. Dabei unterstützen Expertinnen und Experten des BLB NRW die späteren Nutzer bei der Formulierung ihrer Wünsche und Anforderungen. Am Ende des Prozesses liegt dann eine vollständige Bedarfsplanung vor, welche die Vorstellungen des Kunden für seinen zukünftigen Raumbedarf in Bezug auf Qualität und Quantität konkret zusammenfasst.

Die Ergebnisse der Bedarfsplanung fließen in die sogenannte Nutzersollvereinbarung ein. Dieses „Lastenheft“ hält fest, was der Kunde bestellt hat und was der BLB NRW liefern muss. Ergeben sich daran im Nachgang noch Änderungen, kann dies für alle am Bau Beteiligten gravierende Folgen haben, da alle Gewerke eng aufeinander abgestimmt sind und es sich bei vielen Objekten des BLB NRW um anspruchsvolle Spezialimmobilien handelt, etwa komplexe Forschungsgebäude. Je später ein Projektänderungsantrag eingeht, desto größer sind seine Auswirkungen auf den Zeit- und den Kostenplan.

Bei der Revitalisierung des Behrens- und Väthbaus wird dies wohl nicht der Fall sein, denn hier wird im Rahmen des moderierten Nutzersolls alles getan, um zu einer möglichst vollständigen Nutzersollvereinbarung zu kommen, die spätere Projektänderungsanträge mit all ihren Nebenwirkungen vermeidet.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass in einer sehr frühen Planungsphase, der sogenannten Leistungsphase Null, bereits Fragen vorweggenommen und beantwortet werden, die sich normalerweise erst später in den Leistungsphasen 1–8 stellen, in denen konkret geplant und gebaut wird. Die frühe und detaillierte Datenerhebung erlaubt es dem BLB NRW zu einem sehr frühen Zeitpunkt, neben den Bau- und Baunebenkosten auch schon projektspezifische Sonderkosten zu identifizieren. Dadurch wird bereits vor Projektbeginn für mehr Klarheit und Sicherheit bei Kosten, Terminen und Qualitäten gesorgt – eine echte Verbesserung für den Landesbau in Nordrhein-Westfalen.

Von der Theorie zur Praxis: das Pilotprojekt Behrens- und Väthbau

Der Behrens- und Väthbau bildete das Pilotprojekt für die Consultingleistung „Moderiertes Nutzersoll“. Hier trafen gleich drei zukünftige Nutzer mit sehr unterschiedlichen Anforderungen auf ein denkmalgeschütztes Bestandsgebäude. Diese Interessen unter einen Hut zu bringen war die Herausforderung für Uta Sattler, Kirsten Schäfer sowie Claudia Bultmann aus den BLB NRW Niederlassungen Düsseldorf und Dortmund. Zudem sollte nicht nur der Nutzerbedarf erfasst, sondern auch geprüft werden, ob alle drei Nutzungen überhaupt funktionsfähig im denkmalgeschützten Bestandsgebäude untergebracht werden können.

Wie fängt man da an? „Im Prinzip haben wir die Nutzer gefragt, wie sie sich ihr Traumhaus auf einer grünen Wiese vorstellen“, erklärt Kirsten Schäfer die Herangehensweise. Dabei sollten die Nutzer zunächst unabhängig voneinander und unabhängig vom Standort ihre Anforderungen und Wünsche an eine funktionsfähige Nutzung erläutern. In drei Workshops mit jeweils einem Nutzer wurden so zunächst die individuellen Flächenbedarfe ermittelt.

Über Synergien und Differenzen

 Auf dieser Basis wurde dann die Frage geklärt, wo Synergien zwischen den Vorstellungen der zukünftigen Nutzer bestehen könnten. In zwei gemeinsamen Workshops zeigte sich, dass manch ein Wunsch, der aus der Perspektive der einen Partei sinnvoll erschien, mit dem Standpunkt der anderen schwer zu vereinen war. Bei anderen Aspekten war es genau umgekehrt, etwa bei der Nutzung des Veranstaltungsraums des Landesforums: Durch Trennwände wird sich dessen Fläche in zwei kleinere Veranstaltungsräume unterteilen lassen, sodass er auch für das MWIDE, das Haus der Geschichte NRW oder andere Landesbehörden zum passenden Veranstaltungsort werden kann.

„Die Workshops haben frühzeitig zu einer Abstimmung der verschiedenen Nutzeranforderungen geführt. Sie haben ferner dazu beigetragen, eine sachorientierte, kooperative Arbeitsatmosphäre zu schaffen“, lobt Professor Hans Walter Hütter, Vorsitzender des Präsidiums der Stiftung Haus der Geschichte NRW, das Vorgehen.

Grundlage für Machbarkeitsstudie und Nutzersollvereinbarung

So entstand für jeden Nutzer ein Raumprogramm, in dem die gewünschten Räume, deren Größe und die Anzahl der möglichen Arbeitsplätze vermerkt wurden. Hinzu kamen ein Funktionsprogramm mit der Art und Weise, wie die Räume und ihre Nutzungen zukünftig interagieren sollten, sowie die entsprechenden Raumtypenblätter, die die bauliche und technische Ausstattung der Räume auflisten.

„Bereits in dieser frühen Phase erkennbare Flächendefizite konnten so hinterfragt und geklärt werden“, erläutert Uta Sattler, die die Abteilung Baumanagement Ministerien in der Niederlassung Düsseldorf leitet. Auf Basis der abgeschlossenen Bedarfsplanung haben schließlich alle Nutzer die Nutzersollvereinbarungen mit dem BLB NRW als Grundlage für die weitere Umsetzung des Projektes unterschrieben. Rückblickend zieht Uta Sattler ein klares Fazit: „Die Einbindung des BLB NRW in den Prozess der Bedarfsplanung hat zu einem besseren Verständnis für die Anforderungen an die Planung geführt. Wir konnten bereits in einer frühen Phase aktiv die Risikofelder ansprechen, die sonst zu einem viel späteren Zeitpunkt gravierenden Einfluss auf die Planung gehabt hätten.“

Auch in Ostwestfalen-Lippe ein Erfolgsmodell

Samira Sinno, Leiterin der Abteilung Portfoliomanagement in der Bielefelder Niederlassung des BLB NRW, sieht ebenfalls die zahlreichen Vorteile des moderierten Nutzersolls. „Durch die frühzeitige Ermittlung des konkreten Nutzerbedarfs kommt es im weiteren Projektverlauf zu weniger Abstimmungsbedarf und somit zu weniger Änderungen.“ Zusammen mit ihrem Team betreut sie aktuell zwei Projekte, bei denen die Beratungsleistung zum Einsatz kommt. Das erste umfasst die Laborschule und das Oberstufen-Kolleg Bielefeld. Hier arbeitet der BLB NRW bei der Bedarfsplanung mit einem externen Architekturbüro zusammen. „Das Büro ist auf den Schulbau spezialisiert und hat sich schon vor einigen Jahren mit den Bedürfnissen der Versuchsschule befasst“, erklärt Kerstin Badde, Architektin in der Niederlassung Bielefeld, die in dem Projekt die gesamtheitliche Erarbeitung koordiniert und steuert.

Beim zweiten Projekt, dem Landesarchiv in Detmold, führt der BLB NRW die Bedarfsplanung gemeinsam mit dem Kunden selbst durch. „Der Kunde hat bereits im Vorfeld viele wesentliche Aspekte des Nutzerbedarfs eigenständig erarbeitet. Die Rolle des BLB NRW ist nun, mit ihm gemeinsam die fehlenden Inhalte zu ergänzen und in die Sprache der Planer zu übersetzen“, berichtet Projektentwicklerin Luisa Gockel. Dazu gehören die Vorbereitung und die Organisation der Beratungstermine sowie die begleitende Zusammenstellung der Nutzerangaben, die als Grundlage der anschließenden Planungsleistung dienen.

Und der Kunde? Der zeigt sich bisher begeistert von der Zusammenarbeit mit der BLB NRW Niederlassung Bielefeld. So schreiben Dr. Johannes Burkardt und Günter Drögeler vom Landesarchiv Detmold per Mail: „Wir möchten bei der Gelegenheit beide noch mal zum Ausdruck bringen, wie beeindruckt wir beide von der guten Zusammenarbeit sind. Vielen Dank dafür!“